Come controllare le spese aziendali con le carte prepagate: per evitare spese impreviste e dispersione di denaro

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All’interno di un bilancio aziendale le voci di spesa sono senza dubbio molto numerose.

Tra queste le cosiddette spese aziendali, come ad esempio i rimborsi da trasferta, i costi messi in nota spesa dai dipendenti, oppure gli anticipi di cassa, sono molto difficili da monitorare, col risultato che spesso non si trova giustificazione a tali costi e che il conto aziendale si trova ad affrontare continui ammanchi di denaro.

Le carte prepagate: un valido aiuto per l’amministrazione aziendale

Per una migliore gestione della vostra azienda e per monitorare in modo efficace le spese relative ai budget stanziati per rimborsi e anticipi di cassa non basta un’amministrazione precisa, trasparente e soprattutto in grado di contabilizzare al meglio ogni voce di spesa: infatti le note spesa spesso non sono rendicontate nel modo giusto da colui che è autorizzato i primis alla spesa, il quale magari non si ricorda di passare dall’amministrazione per lasciare la fattura o la nota spese.

Non trovando quindi i dovuti riscontri, i contabili si ritrovano a non poter giustificare e mettere nella giusta casella tali costi all’interno del bilancio, il che come conseguenza si traduce in caos amministrativo e soprattutto in uno sperpero di denaro aziendale.

Per porre rimedio a questo fenomeno utilizzare carte prepagate aziendali può essere un’ottima soluzione: infatti essendo uno strumento bancario, la loro gestione è trasparente e soprattutto informatizzata, in quanto collegate al conto corrente al quale fanno riferimento.

Basterà quindi fare un estratto delle spese a cadenza regolare per poter giustificare e mettere a bilancio tutte le spese che fino a prima non trovavano voce.

Questa soluzione inoltre permette all’amministrazione di risparmiare tempo e facilita l’individuazione degli utilizzatori del budget aziendale, poiché le carte spesso sono dotate di codice PIN, che può essere reso noto solo a chi è realmente autorizzato al loro utilizzo.

In questo modo la filiera dei costi si accorcia e si ha una perfetta gestione delle voci di costo, rendendo maggiormente autonomi sia i contabili che i dipendenti.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo delle carte prepagate per un’azienda?

Esistono poi alcuni sistemi appositi per la gestione delle carte prepagate, i quali permettono in tempo reale – addirittura anche tramite App per dispositivi mobili – di vedere chi sta utilizzando lo strumento di pagamento elettronico e qual è l’importo relativo alla spesa.

Oltre a questo, tali sistemi possono fissare un plafond massimo di spesa, in modo tale da gestire un budget preciso al centesimo di euro, che verrà rendicontato mensilmente in modo semplice e trasparente, evitando così abusi da parte dei dipendenti.

Le carte prepagate inoltre permettono di eliminare gli anticipi di cassa dalle voci di bilancio, poiché non sarà più necessario dare denaro contante o accreditare sconti personali dei dipendenti cifre stimate in maniera sommaria, di cui si può fare un utilizzo scorretto o addirittura illegale.

Così facendo si eliminano frodi e furti da parte di personale disonesto, così come in caso di furto della carta la si può immediatamente bloccare tramite il numero di telefono apposito fornito dalla banca di riferimento.