Come controllare le spese aziendali con le carte prepagate: per evitare spese impreviste e dispersione di denaro

0
32

All’interno di un bilancio aziendale le voci di spesa sono senza dubbio molto numerose.

Tra queste le cosiddette spese aziendali, come ad esempio i rimborsi da trasferta, i costi messi in nota spesa dai dipendenti, oppure gli anticipi di cassa, sono molto difficili da monitorare, col risultato che spesso non si trova giustificazione a tali costi e che il conto aziendale si trova ad affrontare continui ammanchi di denaro.

Le carte prepagate: un valido aiuto per l’amministrazione aziendale

Per una migliore gestione della vostra azienda e per monitorare in modo efficace le spese relative ai budget stanziati per rimborsi e anticipi di cassa non basta un’amministrazione precisa, trasparente e soprattutto in grado di contabilizzare al meglio ogni voce di spesa: infatti le note spesa spesso non sono rendicontate nel modo giusto da colui che è autorizzato i primis alla spesa, il quale magari non si ricorda di passare dall’amministrazione per lasciare la fattura o la nota spese.

Non trovando quindi i dovuti riscontri, i contabili si ritrovano a non poter giustificare e mettere nella giusta casella tali costi all’interno del bilancio, il che come conseguenza si traduce in caos amministrativo e soprattutto in uno sperpero di denaro aziendale.

Per porre rimedio a questo fenomeno utilizzare carte prepagate aziendali può essere un’ottima soluzione: infatti essendo uno strumento bancario, la loro gestione è trasparente e soprattutto informatizzata, in quanto collegate al conto corrente al quale fanno riferimento.

Basterà quindi fare un estratto delle spese a cadenza regolare per poter giustificare e mettere a bilancio tutte le spese che fino a prima non trovavano voce.

Questa soluzione inoltre permette all’amministrazione di risparmiare tempo e facilita l’individuazione degli utilizzatori del budget aziendale, poiché le carte spesso sono dotate di codice PIN, che può essere reso noto solo a chi è realmente autorizzato al loro utilizzo.

In questo modo la filiera dei costi si accorcia e si ha una perfetta gestione delle voci di costo, rendendo maggiormente autonomi sia i contabili che i dipendenti.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo delle carte prepagate per un’azienda?

Esistono poi alcuni sistemi appositi per la gestione delle carte prepagate, i quali permettono in tempo reale – addirittura anche tramite App per dispositivi mobili – di vedere chi sta utilizzando lo strumento di pagamento elettronico e qual è l’importo relativo alla spesa.

Oltre a questo, tali sistemi possono fissare un plafond massimo di spesa, in modo tale da gestire un budget preciso al centesimo di euro, che verrà rendicontato mensilmente in modo semplice e trasparente, evitando così abusi da parte dei dipendenti.

Le carte prepagate inoltre permettono di eliminare gli anticipi di cassa dalle voci di bilancio, poiché non sarà più necessario dare denaro contante o accreditare sconti personali dei dipendenti cifre stimate in maniera sommaria, di cui si può fare un utilizzo scorretto o addirittura illegale.

Così facendo si eliminano frodi e furti da parte di personale disonesto, così come in caso di furto della carta la si può immediatamente bloccare tramite il numero di telefono apposito fornito dalla banca di riferimento.

CONDIVIDI